METODER FÖR OPERATIONAL EXCELLENCE

Initiativ och projekt kan ge storartade resultat om det utförs rätt. Verktyg och metoder ger förutsättningar, men inte mer än det. För att skapa varaktig förändring behövs en förändrad kultur och att analytiskt synsätt på den egna verksamheten. Analys behöver göras av alla bidragande delar för att organisationen som helhet skall kunna förändras. När alla 8 områden samspelar och stödjer varandra finns förutsättningar för att sträva mot Operational Excellence över tid.

Områden inom Operational Excellence

Operational Excellence är att strukturerat och konsekvent exekvera den egna affärsstrategin och att både strategi och exekvering är överlägsen konkurrenternas. För att kunna förbättra hela organisationen behöver alla 8 områden tas på allvar som faktorer som påverkar organisationens leveransförmåga.

Ambitionen att arbeta med Operational Excellence avspeglar sig i de mätetal som organisationens använder för att styra verksamheten. Om mätetal saknas eller om de inte är relevanta behöver den frågan adresseras.
Beviset för att ha förbättrat organisationens effektivitet avspeglar sig i de värden som kan påvisas med mätetalen.

Operational Excellence bygger på att det finns förmåga att prioritera rätt aktiviteter och att utföra dem på rätt sätt och i rätt tid. Vi kallar detta arbetssätt för ”Effekt och verkningsgrad med en plan”.

Ett effektivt sätt att tydliggöra och medvetandegöra arbetet med Operational Excellence är att sätta upp en visualisering av mätetal och utfall i kombination med öppet redovisade aktiviteter, initiativ och projekt. En så kallad “Excellence dash-board.”

Metod för Operational Exellence

Vi använder en beprövad och effektiv metod för att göra rätt saker på rätt sätt och i rätt tid. Vi utgår från etablerade metoder såsom till exempel DMAIC - Define, Measure, Analyze, Improve and Control. Tolkningen på svenska blir:

Klargör och dokumentera nuläget och målsättningar.
Validera mot befintliga strategidokument.Revidera styrdokumenten vid behov.
Inventera existerande mätetal som är kandidater för att kunna följa förändringsprocessen på ett transparent sätt. Utveckla kompletterande mätetal vid behov.
Identifiera nödvändiga aktiviteter och hur de är kopplade till mål och därmed strategi. Koppla samman mätetal med mål.
Prioritera utvecklingsaktiviteterna i en handlingsplan.
Exekvera och dokumentera resultat efter utförd aktivitet. Justera handlingsplanen vid behov.

Metoder och verktyg som bidrar till Operational Excellence

Alla organisationer har potential att förbättra processer, verktyg, medarbetare och affärsmodell. Att genomföra förbättringar och mäta utfall är ett första steg mot Operational Excellence. Utifrån varje organisations nuläge finns en bred palett av verktyg och metoder att välja mellan för att utveckla och effektivisera organisationen. Alla organisationer och verksamheter är unika varför det inte finns någon generell lösning. Vi använder oss av fem metoder och verktygsområden som vi har goda praktiska erfarenheter av, och som vi vet bidrar till Operational Excellence.

Värdeskapande arbete med Strategi

Business Model Canvas är en metod för affärsmodellering som är så enkel att förstå att den kan tillämpas oavsett organisationens strategiska mognad. Genom att använda sig av BMC kan organisationen få en överblick över affärsplanen och ett verktyg som fungerar för såväl existerande affär som nya affärsidéer. Genom att använda BMC för affärsmodellering och konkretisering av den strategiska inriktningen skapas förutsättningar för att aktivera och engagera alla delar av en organisation. Det är ett bra exempel på hur rätt val av metod och verktyg får en stor påverkan på flera av de tidigare identifierade 8 områden inom Operational Excellence.

Värdeskapande arbete med Målstyrning

Att göra rätt saker är att också tydligt välja bort vad som inte skall göras. Det är också att flexibelt och agilt rikta kraften i organisationen där den gör mest nytta just nu för att nå satta mål och strategier.

Vår rekommendation är att använda Objectives and Key Results (OKR) som en visuell och transparent målstyrnings-modell för hela organisationen. Med användandet av OKR kopplas strategiska satsningar till ett begränsat antal nyckelaktiviteter med definierade mål under en begränsad tid. OKR används framgångsrikt i allt från små agila organisationer till stora teknik-koncerner som till exempel Intel ochGoogle.

Värdeskapande arbete i Organisationen

Människan älskar generellt att organisera och strukturera. Det leder gärna till strukturerade processer och ramverk med dokumentationskrav. Naturen strävar generellt efter flöde och genomströmning genom att söka den effektivaste vägen fram mot ett satt mål. Genom att anamma valda delar av LEAN med fokus på flöde och genomströmning kan en organisation snabbt öka det värdeskapande arbetet utan större ansträngning samtidigt som nästa alla de 8 områden inom Operational Excellence effektiviseras.

Vi väljer att lyfta fram Kanban och Kaizen som de viktigaste delarna att börja med. Kanban används idag flitigt över hela världen för att effektivisera flöde i en verksamhet och har blivit en mycket populär metod för att driva utveckling inom IT och teknikindustrin. Kanban kan läras ut och införas mycket snabbt och får en omedelbar effekt på verksamhetens prestanda och engagemang. Kaizen betyder ”förbättring" och är en viktig del inom LEAN. Det är ett förhållningssätt till arbete och kvalitet med fokus på att aktiviteter ständigt förbättras genom många små modifieringar. Inom Operational Excellence är Kaizen viktigt för det innebär ambition och strävan efter kontinuerlig förbättring i många små steg. Det handlar inte om att radikalt förändra några processer.

Genom att införa Kaizen, gärna i kombination med Kanban, i organisationen eller företaget minskas slöseriet och eliminerar moment som innebär kostnader utan att de tillför något värde. Genom att införa Kaizen tillsammans med BMC och OKRs ökas drastiskt effektiviteten och engagemanget i verksamheten. Kaizen skapar relativt omgående resultat och påvisar ett stort värde.

Förbered för framtida förändringar

Med en Digital Adoption Platform (DAP) får alla medarbetare stöd genom vägledning i de system de använder. Låt säga att organisationen har komplexa affärssystem som t ex Microsoft AX eller SAP. Studier indikerar att medarbetare använder upp till 20% av sin arbetstid för att söka information de behöver för att utföra sina uppgifter. Det betyder att en hel arbetsdag per vecka går förlorad, samtidigt som de dessutom kommer störa kollegor och andra funktioner i organisationen med frågor och behov av stöd.

Hur försöker företag lösa den här utmaningen idag? Vanligtvis finns ansvariga som skriver och upprätthåller instruktioner och guidelines någonstans på intranätet samtidigt som medarbetare får gå utbildningar. Även här visar studier på stora effektivitetsförluster. Över 70% av en utbildning är bortglömd efter 24 timmar och endast en mycket liten del använder skrivna instruktioner som stöd.

Bristen på lätt tillgänglig information och instruktioner leder till brister i såväl utförande som datakvalitet. Bristande datakvalitet skapar långtgående problem för organisationer eftersom det inte alltid är lätta att identifiera exakt vilket data som var felaktig och därmed var och när felaktigt data kom in i systemen.

Gartner reports that 70% of organizations fail to achieve expected business outcomes. User adoption is a major part of this, and has become a priority for forward thinking organizations looking for opportunities to improve

Om varje medarbetare får den vägledning och det stöd som behövs direkt i affärssystemet vid rätt tidpunkt genom en DAP-lösning finns stora effektivitetsvinster att hämta hem. Vi samarbetar inom området DAP med bland annat OnScreen som har utvecklat en innovativ lösning för medarbetarstöd i affärssystem.

Använd system ni redan har - fast bättre

ISO 9001 är ett av de vanligaste kvalitetslednings-systemen bland företag och organisationer idag. Samtidigt är ISO 9001 ett av de sämst utnyttjade för att nå Operational Excellence. Hur kommer det sig?

ISO 9001 är av allt för många företag och organisationer ett ramverk för kvalitetsledning som man ”måste ha” men som egentligen styrs och hanteras av en kvalitetsansvarig via reviews en gång per år eller halvår. Certifikatet är det viktiga och arbetet är organiserat och strukturerat för att upprätthålla det.

Kunskapsnivån bland ledare om ISO9001 är för låg vilket gör att få företag använder de mekanismer och metoder som finns för att driva effektivisering och förbättringar.

Vi rekommenderar att ni i samband med er Management Review gör en översyn av hur ni använder ISO 9001 och därefter utvecklar ert arbete inom ramen för ISO 9001 så att det varje dag förflyttar er mot Operational Excellence. Ändra synsätt från att reaktivt förbättra verksamhetens processer och rutiner utifrån externa eller interna granskningar till att leva och ständigt utveckla och förbättra processer och rutiner och bevisa nivån genom interna eller externa granskningar. Bind samman kvalitetslednings-systemet med verksamhetslednings-systemet och sätt gemensamma mätetal och mål.

Vi påstår djärvt att det är slöseri om en organisation lägger tid och ekonomiska resurser på att skaffa sig ett certifikat, om de verktyg som standarderna ger inte används för att löpande förbättra organisationens leveransförmåga och externa nytta. Vi propagerar för ett förnyat synsätt på ISO9001 och att de skyldigheter som i standarden benämns som ”ledningens genomgång” tas på allvar.

För att bidra till Operational Excellence krävs det att ledningens engagemang för ISO 9001 förstärks. Genom till exempel ett Kaizen-synsätt på ISO 9001.

Sammanfattning

I artikelserien om Operational Excellence har vi försökt ge en sammanfattande bild av vad Operational Excellence är och hur arbetet kan betraktas och struktureras ur olika vyer. Genom att förstå de 10 principerna tillsammans med en modell för verksamhetsområdena i denna artikeln skapas en struktur för att driva och genomföra ett effektivt förbättringsarbete. Tillsammans med ett antal praktiska förslag på metoder och verktyg hoppas vi att du som läsare har fått stöd och verktyg för att ta nästa steg.