ISO 9001 som ett effektivt verktyg för Operational Excellence?

Låt oss börja med några frågor:

• Om organisationen redan är certifierad för ISO 9001:2015, är ledningssystemet i så fall en centraldel i verksamhetens affärsutveckling?

• Är ledningssystemets syfte att bevisa ett strukturerat arbete?

• Genomförs ledningens genomgång pliktskyldigt en gång per år av den som är kvalitetsansvarig?
  

I den senaste uppdateringen av ISO 9001 förstärktes standarden med avseende på kund- och affärsfokus som huvudändamål.

Ett av de viktigaste målen med standarden är att organisationen skall kunna påvisa att den levererar kundvärde genom spårbarhet från affärsmål och kundkrav till de arbetssätt och processer som tillämpas.

I standarden 9001:2015 återfinns följande målsättning:

”… förbättra organisationens övergripande prestanda och skapa en bra grund för initiativ till hållbar utveckling”.

Vi hävdar att många organisationer inte lyckats få hävstång på ISO-standarderna i den egna verksamheten.

Att vara certifierad enligt ISO 9001, 14001 och 27001 innebär att en organisation kan påvisa att kvalitet och säkerhet uppmärksammas i den egna verksamheten. En certifiering ger ger såväl kunder som leverantörer en trygghet i verksamhetens engagemang och leveranser.

Men används verkligen standarderna som centrala system för att ge affärsnytta och driva verksamhetens affärsutveckling? I många organisationer anses standarderna vara krångliga regelverk som är nödvändiga, men inte uppskattade.

Om organisationens förbättringsarbete inte utgår från ledningssystemen har inte standarderna tillämpats för att ge affärsnytta. Här ligger en oslipad och delvis outnyttjad diamant som framgångsrikt kan utgöra grunden i ett strukturerat arbete för Operational Excellence.

• Vill ni få ut kraften och den fulla potentialen av de ledningssystem ni redan har i organisationen?

• Funderar ni på att införa ett eller flera ledningssystem med utgångspunkt från ISO i er verksamhet?
  

Med affären i fokus och ett pragmatiskt synsätt ser vi att ISO-systemen utgör grunden för arbetet med att löpande effektivisera verksamheten. Det är det vi kallar strävan mot Operational Excellence.

Operational Excellence är att strukturerat och konsekvent exekvera sin affärsstrategi och att göra det bättre än konkurrenterna.

Det handlar om att prioritera rätt aktiviteter och att utföra dem på rätt sätt och i rätt tid.

Vi kallar detta arbetssätt för ”Effekt och Verkningsgrad med en plan”. Precis det ISO 9001 ger ett ramverk för.

Ambitionen att arbeta för Operational Excellence visas genom relevanta mätetal som mäter organisationens effektivitet.

Beviset för att ha förbättrat organisationens effektivitet visas i de värden som kan påvisas med mätetalen.

• Förändringar måste utgå ifrån befintliga system, kultur och arbetssätt.

• Återkommande förbättringar leder till stora effekter över tid.

Det är här den ofta oslipade diamanten i sammanhanget, ISO 9001, kommer in. Genom rätt tillämpning av ISO 9001 blir kvalitetsledningssystemet en motor som driver effektivisering. Ledningens Genomgång behöver vara central i ledningsarbetet och besluten utgår från affärsdrivande mätetal. Med effektiva verktyg och metoder, hämtade från den agila världen och Lean, finns goda förutsättningar för att resan mot Operational Excellence kan påbörjas.

Sju steg för att påbörja arbetet:

1. Aktivera arbetet med att spåra fel och på så sätt hitta förbättringsmöjligheter och gör rättande åtgärder centrala för att driva effektiviseringsarbetet. Enligt Lean-metodiken är detta Kaizen: Kaizen står för strävanden efter kontinuerlig förbättring av arbetssätt och processer. Målet är att minska slöseri inom företaget och eliminera sådant som innebär kostnader utan att värde tillförs. Säkerställ att det finns koppling mellan aktiviteter som utförs och de mål och mätetal som finns för verksamheten.

2. Skapa medvetenhet och bygg engagemang genom att vara transparenta med inrapporterade fel och förbättringar, samt vilka aktiviteter som pågår och vilka effekter som redan uppnåtts. Det är återrapporteringen och kopplingen till verksamhetens mål och resultat som skapar engagemang och delaktighet. Visa uppskattning och premiera de som engagerar sig.

3. Tydliggör de mätetal som är viktiga för verksamheten i en digital dashboard. Mätetalen behöver vara synliga för alla. Se till att alla mätetal får samma uppmärksamhet (såväl affärsdrivande mätetal som 9001-mätetal). Se till att mätetal finns både på avdelningsnivå och företagsnivå. När avdelningar kan se både egna och andra mätetal skapas förståelse för hur avdelningsmål bidrar till organisationens mål och att samspelet mellan avdelningar är viktigt.

4. Lyft Ledningens Genomgång till att vara ett affärsdrivande forum för beslut som driver förbättringar av verksamheten utifrån fakta och mätetal. Kombinera hanteringen av risker och möjligheter för ISO 9001 med hanteringen av affärsrisker och affärsmöjligheter. Skapa en naturligt återkommande plats för Ledningens Genomgång för att driva affärsmässig förändring och förbättring av verksamheten.

5. Synkronisera verksamhetens strategi och affärsplan med förbättringsförslag från 9001. Gör förändringsrapporteringen till en central input för affärsplan och strategi, och belys hur förändringsarbetet påverkar det strategiska arbetet.

6. Analysera processeffektivitet genom att använda till exempel Value Stream Mapping som metod. Genom att återkommande mäta organisationen synliggörs resultaten av effektiviseringar och förbättringar.

7. Vad gäller komplexa affärssystem finns det mycket att vinna på att bygga in instruktioner och rutiner som stöd genom att använda en DAP – Digital Adaption Platform. All form av applikationsutbildning, on-boarding och användarhandledning kan göras upp till tre gånger så effektivt med DAP.

Summering

Påbörja ert arbete för Operational Excellence redan idag genom att nyttja kraften i ISO 9001 och kombinera det med tekniker och metoder från Lean.